VdE | Assistente Administrativo
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Assistente Administrativo
FHI 360
Localização: Maputo, Moçambique
Projeto: EpiC Global Health Security (GHS)
Reporta a: Líder de Equipa / Oficial de Programas
Resumo da Função
O(a) Assistente Administrativo (AA) do EpiC GHS fornecerá suporte de escritório e assistência na implementação de atividades. Ele/ela será responsável por tarefas administrativas, incluindo organização de eventos da equipa técnica, arranjos de viagens e logística, relatórios de aprovisionamento e financeiros, e assistência no relatório do programa. Ele/ela garantirá que todas as funções do escritório - incluindo procedimentos de aprovisionamento, transações financeiras, transferências bancárias e pagamentos - sejam tratadas de forma eficiente e dentro do prazo. Esta posição reporta principalmente ao Oficial de Programas.
Responsabilidades
- Fornecer suporte ao pessoal/equipa técnica e programática, incluindo tarefas administrativas, como processamento de texto, arquivo, agendamento e confirmação de compromissos, etc.
- Desenvolver e manter um sistema de arquivo eletrónico e em papel abrangente.
- Ligar-se à equipa de Serviços Empresariais (ES) do Escritório Nacional, especialmente com a equipa de Aprovisionamento e Operações para atividades/eventos de implementação do projeto e garantir a conformidade com os Procedimentos Operacionais Padrão (SOP) organizacionais.
- Auxiliar no planeamento, logística e gestão de reuniões, workshops e formações e ser responsável por tomar e disseminar as atas das reuniões.
- Configurar, manter e atualizar o sistema de arquivo para incluir documentos do projeto, planos de trabalho, relatórios do projeto, atualizações do projeto e outros documentos relacionados com o projeto. Manter e distribuir materiais do projeto conforme apropriado ou conforme indicado pela equipa sénior do projeto.
- Auxiliar os membros da equipa técnica na preparação de relatórios de projeto de rotina e ad hoc, como atualizações semanais, planos de trabalho anuais, etc.
- Responsável por coordenar a autorização de viagem (TA) e garantir que os relatórios de despesas de viagem dos funcionários sejam preenchidos e submetidos atempadamente.
- Coordenar com o EpiC GHS e ES para garantir a submissão atempada das TAs e TERs.
- Responsável por monitorizar o uso de consultores da equipa técnica e garantir a conformidade com o regulamento sobre consultoria.
- Realizar outras tarefas conforme atribuído.
Qualificações Exigidas
- Licenciatura em estudos empresariais, saúde pública ou área relacionada.
- Mínimo de 3 anos de experiência relevante na área administrativa.
- Preferencialmente ter experiência de trabalho anterior em programas financiados pelo DoS/FAO.
- Conhecimento prático de software de escritório, incluindo Word, Excel e PowerPoint.
- Deve ser bem organizado, ter iniciativa própria e atenção aos detalhes.
- Capacidade de gerir e concluir inúmeras tarefas com um alto grau de organização e recursos limitados.
- Deve ter excelentes competências de comunicação e bom domínio das línguas Portuguesa e Inglesa, tanto falada como escrita.
- Experiência em identificar proativamente riscos, abordar questões e comunicá-las adequadamente à equipa do projeto e ao escritório nacional, conforme necessário.
- Capaz de trabalhar de forma independente e em equipa.
- Capacidade de cumprir prazos com forte atenção à consistência, detalhe e qualidade.
- Capacidade de viajar dentro do país, se necessário.
Candidatura
Link de inscrição: [Clique aqui para se candidatar](https://fhi.wd1.myworkdayjobs.com/pt-BR/FHI_360_External_Career_Portal/job/Maputo-Mozambique/Administrative-Assistant_Requisition-2025201030?locations=7af9fb5883fb01ada8008f990d530015&locations=123c919256c7014dfc6ce20f5d4ff44c&locations=7af9fb5883fb013e2027aca78753b040)
Prazo de candidatura: 16 de Dezembro de 2025
Administrative Assistant
FHI 360
Location: Maputo, Mozambique
Project: EpiC Global Health Security (GHS)
Job Summary
The EpiC GHS Administrative Assistant (AA) will provide office support and assistance in the implementation of activities. S/he will be responsible for administrative duties including technical team event arrangement, travel and logistics arrangements, procurement and finance report, and assist in program report. S/he will ensure that all office functions - including procurement procedures, financial transactions, bank transfers and payments - are handled efficiently and on time. This position reports primarily to the Program Officer.
Accountabilities
- Provide support to the technical and program staff/team including administrative duties, such as word processing, filing, scheduling and confirmation of appointments etc.
- Develop and maintain a comprehensive electronic and paper filing system.
- Liaise with Country Office Enterprise Services (ES) team especially with Procurement and Operations team for project implementation activities/events and ensure compliance to the organizational Standard Operating Procedures (SOP).
- Assist with the planning, logistics and management of meetings, workshops and trainings and be responsible for taking and disseminating the minutes of meetings.
- Set up, maintain and update the filing system to include project documents, work plans, project reports, project updates and other project - related documents. Maintain and distribute project materials as appropriate or as directed by senior project staff.
- Assist technical team members with the preparation of routine and ad hoc project reports, such as weekly updates, annual work plans, etc.
- Responsible for coordinating travel authorization (TA) and ensure travel expense reports of staff are timely completed and submitted
- Coordinate with EpiC GHS and ES to ensure timely submission of the TAs and TERs.
- Responsible for monitoring technical team consultant usage and ensure compliance with regulation on consultancy.
- Perform other duties as assigned.
Required qualifications
- Bachelor’s degree in business studies or public health or related field.
- Minimum of 3 years’ relevant experience in administration field.
- Preferably have prior work experience on DoS/ FAO funded programs.
- Working knowledge of office software, including Word, Excel and PowerPoint.
- Must be well organized, self-starter with attention to detail.
- Ability to manage and complete numerous tasks with a high degree of organization and limited resources.
- Must have excellent communication skills and good command in both written and spoken Portuguese and English languages
- Experience of proactively identifying risk, addressing issues and appropriately communicating these to the project staff and country office as needed.
- Able to work independently and on a team.
- Ability to meet deadlines with strong attention to consistency, detail, and quality.
- Ability to travel within country if needed.
Application
Deadline: 16 December, 2025
Para se candidatar, clique no botão azul abaixo, ou alternativamente copie e cole o seguinte link em seu navegador: https://fhi.wd1.myworkdayjobs.com/pt-BR/FHI_360_External_Career_Portal/job/Maputo-Mozambique/Administrative-Assistant_Requisition-2025201030?locations=7af9fb5883fb01ada8008f990d530015&locations=123c919256c7014dfc6ce20f5d4ff44c&locations=7af9fb5883fb013e2027aca78753b040)
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