VdE | Assistente de Aprovisionamento
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Assistente de Aprovisionamento (Temporário), G6
UNODC - Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime
Localização: Maputo, Moçambique
Organização: Escritório de Programas de Moçambique (POMOZ)
Tipo de Contrato: Temporário (6 meses)
Contexto Organizacional
Esta posição está localizada no Escritório de Programas de Moçambique (POMOZ), Escritório Regional para a África Austral (ROSAF), Divisão de Operações (DO), Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime (UNODC), com local de trabalho em Maputo, Moçambique. O Assistente de Aprovisionamento trabalhará sob a orientação geral do Representante Regional e a supervisão direta do Chefe do Escritório de Programas em Moçambique.
Responsabilidades
Dentro da autoridade delegada, o Assistente de Aprovisionamento será responsável pelas seguintes funções específicas:
- Rever, registar e priorizar pedidos de compra e obter informações/documentação adicionais conforme necessário; prestar assistência aos requisitantes na preparação do âmbito do trabalho e especificações de bens e serviços; propor substituições de produtos consistentes com os requisitos para obter poupança de custos; determinar a disponibilidade de fontes de financiamento.
- Identificar e recomendar fontes de aprovisionamento; entrevistar potenciais fornecedores garantindo que todos os potenciais vendedores estejam registados no UNGM e sincronizados no UMOJA.
- Produzir documentos de concurso (ex: Convites para Licitação, Pedidos de Propostas e Pedidos de Cotação) com base na natureza dos requisitos e custo de aprovisionamento envolvido.
- Preparar resumos de ofertas e compilar dados contidos em cotações, propostas e licitações para determinar qual fornecedor pode entregar os bens/serviços necessários nos melhores termos e custos mais baixos possíveis, com a devida consideração à qualidade, prazo de entrega, pagamento imediato e outros descontos, custos de transporte, etc.
- Entrar em negociação de termos e condições de encomendas sob a orientação de Oficiais de Aprovisionamento; obter crédito e outras informações sobre fornecedores propostos.
- Finalizar ordens de compra e contratos para aprovação pela Delegação de Autoridade de Aprovisionamento; pode autorizar compras em linha com a autoridade de assinatura delegada e, se necessário, preparar submissão ao Comité de Contratos para revisão e aprovação subsequente pelo oficial autorizado.
- Resolver questões/problemas relacionados com bens entregues, incluindo discrepâncias entre ordens de compra e itens/quantidades enviados ou recebidos; preparar e assinar formulários de Devolução ao Vendedor para bens inaceitáveis e/ou danificados recebidos.
- Manter bases de dados e ficheiros internos relevantes; acompanhar quaisquer acordos contratuais, contratos de fornecimento direto, etc. e informar os utilizadores afetados sobre direitos e obrigações contratuais.
- Pesquisar, recuperar e apresentar informações de uma variedade de fontes internas e externas sobre fontes de fornecimento, vendedores por mercadoria, etc., bem como obter especificações para novos produtos e equipamentos no mercado.
- Redigir uma variedade de correspondência.
- Supervisionar, atribuir e rever o trabalho de pessoal mais júnior.
- Auxiliar na recolha e análise de dados, bem como na preparação de apresentações de dados e relatórios para partilha de informações, resposta a consultas, gestão de conhecimento, planeamento e tomada de decisão.
- Auxiliar com visualizações e atualização de material informativo, como páginas web ou brochuras.
- Realizar outras tarefas relacionadas com o trabalho conforme atribuído.
Competências
- PROFISSIONALISMO: Tem conhecimento de políticas, processos e procedimentos de aprovisionamento em geral e, em particular, aqueles relacionados com a compra de suprimentos e serviços. Tem conhecimento de regras e regulamentos financeiros e capacidade de pesquisar e reunir informações de uma variedade de fontes padrão e aplicar bom senso no contexto das tarefas atribuídas.
- TRABALHO EM EQUIPA: Trabalha colaborativamente com colegas para atingir objetivos organizacionais.
- PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO: Desenvolve objetivos claros que são consistentes com estratégias acordadas; identifica atividades e tarefas prioritárias; ajusta prioridades conforme necessário; usa o tempo eficientemente.
Educação
- É exigido o diploma do ensino secundário (12ª classe) ou equivalente.
Qualificação Específica do Trabalho
- É exigido um Diploma de Nível 4 do Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS) ou equivalente.
Experiência Profissional
- É exigido um mínimo de sete (7) anos de experiência em aprovisionamento, serviços administrativos ou área relacionada. O número mínimo de anos de experiência relevante é reduzido para cinco (5) para candidatos que possuam um diploma universitário de primeiro nível (Licenciatura) ou superior.
- É exigida pelo menos dois (2) anos de experiência de trabalho na aquisição de bens e serviços de alto valor e âmbito complexo de fontes mundiais e para clientes diversificados em múltiplos países.
- É exigida experiência de trabalho com aplicações informáticas avançadas (MS Word, Excel, Powerpoint, Internet, Email, etc.).
- É exigida experiência de trabalho com um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP).
- Experiência de trabalho dentro do sistema das Nações Unidas ou organização internacional similar é desejável.
- Experiência de trabalho com SAP/Umoja é desejável.
Idiomas
- Inglês e Francês são as línguas de trabalho do Secretariado das Nações Unidas. Para esta vaga, Inglês e Francês são obrigatórios. (Nível II da ONU em Leitura, Escrita, Audição e Fala para ambos os idiomas).
Aviso Especial
Esta posição está temporariamente disponível por 6 meses. Esta posição está sujeita a recrutamento local.
Candidatura
Link para candidatura: `https://careers.un.org/jobSearchDescription/268896?language=en`
Procurement Assistant (Temporary), G6
UNODC
Duty Station: Maputo, Mozambique
Org. Setting: Programme Office of Mozambique (POMOZ)
Contract type: Temporary (6 months)
Responsibilities
Within assigned authority, the Procurement Assistant will be responsible for the following specific duties:
- Review, record and prioritize purchasing requests and obtain additional information/documentation as required; provide assistance to requisitioners in preparing scope of work and specifications of goods and services; propose product substitutions consistent with requirements to achieve cost savings; determine the availability of funding sources.
- Identify and recommend sources of procurement; interview potential suppliers ensuring that all potential vendors are registered with the UNGM and synchronized in UMOJA.
- Produce tender document (e.g. Invitations to Bids, Requests for Proposals and Requests for Quotation) based on the nature of the requirements and cost of procurement involved.
- Prepare abstracts of offers and compile data contained in quotations, proposals and bids to determine which supplier can deliver the required goods/services at the best terms and lowest costs possible with due consideration to quality, delivery time, prompt payment and other discounts, transportation costs, etc.
- Enter into negotiation of terms and conditions of orders under the guidance of Procurement Officers; obtain credit and other information on proposed suppliers.
- Finalize purchase orders and contracts for approval by the Procurement Delegation of Authority; may authorize purchases in line with delegated signature authority, and, if required, prepare submission to the Contracts Committee for review and subsequent approval by the authorized official.
- Resolve issues/problems related to delivered goods, including discrepancies between purchase orders and items/quantities shipped or received; prepare and sign Return to Vendor forms for unacceptable and/or damaged goods received.
- Maintain relevant internal databases and files; keep track of any contractual agreements, direct provisioning contracts, etc. and inform affected users of contractual rights and obligations.
- Research, retrieve and present information from a variety of internal and external sources on sources of supply, vendors by commodity, etc., as well as obtain specifications for new products and equipment on the market.
- Draft a variety of correspondence.
- Supervise and assign and review the work of more junior staff.
- Assist with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
- Assist with visualizations and updating information material such as web pages or brochures.
- Perform other work-related duties as assigned.
Competencies
- PROFESSIONALISMO: Has knowledge of procurement policies, processes and procedures generally and, in particular, those related to the purchase of supplies and services.
- TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals.
- PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; uses time efficiently.
Education
- High school diploma or equivalent is required.
Job - Specific Qualification
- A Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS) Level 4 Diploma or equivalent is required.
Work Experience
- A minimum of seven years of experience in procurement, administrative services or related area is required. The minimum number of years of relevant experience is reduced to five for candidates who possess a first-level university degree or higher.
- At least two (2) years of work experience in acquisition of high-value and of complex scope of goods and services from worldwide sources and for diversified clients in multiple countries is required.
- Work experience with advanced computer applications (MS Word, Excel, Powerpoint, Internet, Email, etc.) is required.
- Work experience with an Enterprise Resource Planning (ERP) system is required.
- Work experience within the United Nations system or similar international organization is desirable.
- Work experience with SAP/Umoja is desirable.
Languages
- For this job opening, English and French are required.
Application
Apply here: https://careers.un.org/jobSearchDescription/268896?language=en
Para se candidatar, clique no botão azul abaixo, ou alternativamente copie e cole o seguinte link em seu navegador: https://careers.un.org/jobSearchDescription/268896?language=en`
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