VdE | Oficial Administrativo e Logístico | IPAS
O Ipas Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial Administrativo(a) e Logístico para Nampula (M/F).
Contexto
Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com a Sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços. O Ipas Moçambique pretende recrutar e contractar imediatamente, um(a) Oficial Administrativo e Logístico que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal da Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, assegurar a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e esteja efetivamente operacional, mantém e organiza documentos físicos e eletrónicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras necessárias ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.
Deveres e Responsabilidades
Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Nampula, com suporte a província de Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Gestora de Operações e do/a Líder de Equipa Provincial, o(a) Oficial Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:
Suporte Logístico e de Procurement
- Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa e com água e papel higiénico;
- Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de água, compra de energia e outros que se fizerem necessários;
- Responsável pela organização de reuniões e eventos;
- Será responsável por coordenar, planear, orientar e executar tarefas administrativas de ordem geral;
- Em coordenação com a equipe central prestar apoio as demandas administrativas e de procurement;
- Compilar o estagio de todas requisições, actualizar a planilha de controle e partilhar semanalmente;
- Mapear todas as operações de fornecimento, pagamento aos fornecedores e monitoramento das contas em aberto;
- Funcionar como o primeiro ponto de contacto de expedientes, fazer triagem e/ou reencaminhar a respectiva área de tratamento;
- Compilar e circular os processos que recaem na Administração, conduzir os processos ao destinatário final procedendo o devido registo;
- Em coordenação com a equipe central apoiar em toda logística de viagens, no concernente as reservas de viagens nacionais ou internacionais, em total conformidade com o processo de aprovação de viagens e deslocações aplicáveis;
- Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
- Regista e manuseia de forma adequada e necessária toda informação que está sob sua gestão;
- Supervisiona a copa e assegura que água, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis e faz a supervisão do inventario da cozinha; Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório, como para formação;
- Auxiliar na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários. Agir como ponto focal na gestão de Património, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório;
- Apoiar em processos de aquisição, incluindo preparação e condução de Convite para Licitação (ITB), Solicitação de Cotações (RFQ), Solicitação de Propostas (RFP) e outros métodos de aquisição para o fornecimento de bens, obras e serviços em bases competitivas, garantindo ao mesmo tempo total conformidade com as regras, regulamentos, políticas e estratégias de compras do Ipas;
- Executa qualquer outra função atribuída pela Gestora de Operações ou pela líder de equipa na província.
Transportes
- Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
- Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades;
- Supervisiona o uso adequado de logbook e de senhas de abastecimento;
- Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as acções necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veiculo;
- Elabora o relatório mensal de transporte da província;
- Mantém a Gestora de Operações informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.
- Suporte na área de Contabilidade e Finanças, incluíndo:
- Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, finanças e procurement;
- Apoiar no cumprimento das obrigações fiscais;
- Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash;
- Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.
Requisitos
Competências e Experiência Requerida
- Nível Médio – FormaçãoTécnica em Gestão de Empresas/ Contabilidade ou equivalente é uma vantagem;
- Pelo menos quatro (4) anos de experiência de trabalha no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, honestidade, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
- Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
- Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem;
- Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
- Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade; e,
- Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos.
Exigências
- Carta de Manifestação de Interesse;
- Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais) e, se possível, Certificados de Trabalho.
Nota: Os interessados devem apresentar as propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF. Indicar no ASSUNTO/SUBJECT: Ipas Candidatura – Oficial de Administração e Logística – Nampula. Caso contrário a candidatura incompleta não será considerada. Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.
Local: Nampula
Tipo de Contrato: Contrato de Trabalho
Idioma Requerido: Português e Inglês
Data de início de contrato: 01 de Novembro de 2023
Duração do contrato: 12 Meses
Projecto a suportar: GAC
Se o seu CV não for profissional, antes de se candidatar, BAIXE O NOSSO MODELO DE CV PROFISSIONAL DE GRAÇA TEMPORARIAMENTE, CLICANDO AQUI.
Dica! Para se candidatar, clique no botão azul "CLIQUE AQUI PARA SE CANDIDATAR". A candidatura para esta vaga é feita sem sair da nossa página. Ao finalizar, clique no botão vermelho que diz "Fechar - Já terminei candidatura", confirme clicando em OK, e depois Finalizar Agora e Fechar para encerrar o formulário.
