VdE | Especialista em Procurement | Abt Associates
The World at Abt
Em português abaixo
Solving the world’s most pressing issues and improving the quality of life for people worldwide is what we do every day at Abt Associates. Creating a more equitable world is no small task, but we are driven by big challenges.
We are a team of 4,000+ people in over 50 countries working in unison and focused on the bigger picture. Only by sharing our commitment, energy, and innovation do we affect change and push the boundaries of what’s possible. We welcome diverse ideas, backgrounds, and viewpoints – joining Abt means access to exceptional thinkers at the top of their game.
To thrive at Abt is to embrace flexibility and collaboration. Our open culture allows you to balance your work and personal life as needed to optimize personal well-being. Creating a more equitable world starts from within – we look after people around the world, and we’ll do the same for you.
Ready to embrace rewarding and meaningful work? Now’s your chance.
The Opportunity
As the Procurement Specialist , you will be responsible for performing all aspects of the procurement process in support of project activities. Under direction of the Finance and Administrative Manager, you will be responsible for coordinating with multiple project stakeholders to procure goods and services domestically and internationally. The Procurement Manager shall work closely with the Finance and Administration Manager and technical managers to ensure proposed procurements are consistent with the USAID approved annual budget and compliant with Abt’s policies and procedures. You will work closely with other teammates to monitor contracts, verify delivery of materials, and track vendor payments.
Core Responsibilities
- Collaborate with Global Support Team to initiate international procurements .
- In collaboration with COP and/ F&A manager, process customs clearance and liaise with USAID on tax waivers, as needed.
- Develop procurement strategies including how to manage the volume of procurements, create a procurement timeline, etc
- Develop, maintain, and update on a regular basis a procurement tracker for all ongoing and new procurements to provide visibility into on-going purchases
- Draft, issue, and review request for quotes (RFQs)
- In collaboration with technical teams, obtain and review product specifications or scope of work for services; ensure that specifications and scopes are clear, objective and complete.
- Draft or review purchase orders and local consultant agreements for execution
- Facilitate the review and evaluation of bids, ensuring participation of relevant technical staff and consistency with evaluation criteria
- Convene a procurement evaluation committee when needed and serve as non-voting chairperson to ensure integrity of the selection process and selection is consistent with basis of award and evaluation factors in RFQ.
- Conduct and document vendor pre-qualifications for repetitive purchases such as lodging, catering services, office supplies, water, vehicle service; when practical, prepare master service agreements in consultation with Abt Home Office.
- Conduct standard orientation for all new staff about how procurement function operates and their role in any purchase
- Ensure that procurement files are complete and audit ready as soon as the procurement process is complete; Develop a system to check completeness of procurement files using Home Office provided procurement checklist
- Develop standards for filing and handling of procurement documents. Work with the home office procurement department and back stop team to obtain requisite approvals.
- Enter procurement transactions into QuickBook and iProcure entries
- Prepare bid matrix and source selection memorandum (when required) which includes competition process, names of evaluators and adequate justification for award recommendation.
- Ensure procurements are competed whenever feasible; work with technical team to prepare justification for non-competitive procurement for sole or single source.
- Provide technical procurement expertise for staff to assist with planning and executing several types of procurements with short lead times while adhering to policy.
- Stay current with changes in US Government and Abt Associate policies and procedures related to procurement of goods and services.
- Document all correspondence with vendors and maintain comprehensive procurement files.
- In collaboration with warehouse manager or other technical lead, ensure that quality control is performed when receiving materials and that any inconsistencies with the original order are noted before payment.
- Manage the project’s inventory control system (for items other than IRS supplies, materials and equipment and entomology), including storage, quality control, asset tagging, inventory record keeping, and inventory reporting.
- Check the process of filling in logbooks by driver and summarize in Excel for tracking fuel usage.
- Ensure the proper use of goods, materials, and equipment at the office.
- Control stock of office supplies.
- Other duties as assigned.
Minimum Qualifications
Bachelor’s Degree + Five years of relevant experience, or Master’s Degree + Three years of relevant experience, or PhD
We foster an environment where you can Thrive Your Way. Our innovative total rewards programs are designed to help balance your work and personal life. The approach toward your wellbeing centers around comprehensive benefits and professional development.
Abt Associates is an Affirmative Action/Equal Opportunity employer committed to fostering a diverse workforce. Abt Associates provides market-competitive salaries and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply.
Disclaimer: Abt Associates will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment.
A Abt para o Mundo
Resolver as questões mais urgentes do mundo e melhorar a qualidade de vida das pessoas em todo o mundo é o que fazemos todos os dias na Abt Associates. Criar um mundo mais justo não é tarefa pequena, mas somos conduzidos por grandes desafios.
Somos uma equipa de mais de 4.000 profissionais em mais de 50 países a trabalhar em conjunto e focados num projecto global. A mudança só é possível se partilharmos o nosso compromisso, energia e inovação, e só se alargarmos os limites do que é possível. Acolhemos diversas ideias, origens e pontos de vista - aderir à Abt significa acesso a pensadores excepcionais na vanguarda da sua carreira.
Prosperar na Abt é abraçar a flexibilidade e a colaboração. A nossa cultura aberta permite-lhe equilibrar o seu trabalho e a sua vida pessoal conforme necessário para optimizar o seu bem-estar pessoal. Criar um mundo mais equitativo começa a partir de dentro - nós cuidamos das pessoas em todo o mundo, e nós vamos faça o mesmo por si.
Pronto para abraçar um trabalho gratificante e significativo? Esta é a sua oportunidade.
Oportunidade
Como Especialista em Procurement , será responsável por executar todos os aspectos do processo de procurement em apoio às actividades do projecto . Sob a direcção do Director Financeiro e Administrativo, será responsável pela coordenação com múltiplos intervenientes no projecto para adquirir bens e serviços a nível nacional e internacional. O Director de Procurement deverá trabalhar em estreita colaboração com o Director Financeiro e Administrativo e os gestores técnicos para assegurar que as compras propostas sejam consistentes com o orçamento anual aprovado pela USAID e estejam em conformidade com as políticas e procedimentos da Abt. Trabalhará em conjunto com outros colegas de equipa para controlar os contractos, verificar a entrega de materiais, e acompanhar os pagamentos dos fornecedores.
Principais Responsabilidades
- Colaborar com a Equipa de Apoio Global para iniciar aquisições internacionais .
- Em colaboração com o Director do Projecto e/ou Director de A&F, processar o desalfandegamento e estabelecer a ligação com a USAID sobre renúncias fiscais, conforme necessário.
- Desenvolver estratégias de aquisição, incluindo como gerir o volume de aquisições, criar uma linha temporal de aquisição, etc
- Desenvolver, manter e actualizar regularmente um rastreador de compras para todas as compras em curso e novas compras, com o objectivo de dar visibilidade às compras em curso
- Preparar, emitir e rever pedidos de orçamento (RFQs)
- Em colaboração com as equipas técnicas, obter e rever as especificações do produto ou o âmbito do trabalho para os serviços; assegurar que as especificações e os âmbitos são claros, objectivos e completos.
- Projectar ou rever ordens de compra e contractos de consultoria local para execução
- Facilitar a revisão e avaliação das propostas, assegurando a participação do pessoal técnico relevante e a coerência com os critérios de avaliação
- Convocar uma comissão de avaliação de aquisições quando necessário e servir como presidente sem direito a voto para assegurar a integridade do processo de selecção e que a selecção é consistente com a base dos factores de adjudicação e avaliação no RFQ.
- Realizar e documentar a pré-qualificação de fornecedores para compras repetitivas tais como hospedagem, serviços de catering, material de escritório, água, serviço de veículos; quando prático, preparar acordos de serviços principais em consulta com a Abt Home Office.
- Realizar uma orientação padrão para todos os novos funcionários sobre como funciona a função de aquisições e o seu papel em qualquer compra
- Assegurar que os ficheiros de compras estão completos e prontos para auditoria assim que o processo de compras estiver completo; Desenvolver um sistema para verificar a integridade dos ficheiros de compras usando a lista de verificação de compras fornecida pelo Escritório Sede
- Desenvolver normas para o arquivo e tratamento de documentos de compras. Trabalhe com o departamento de compras do escritório em casa e com a equipa de back stop para obter as aprovações necessárias.
- Introduzir as transacções de compra no QuickBook e entradas no iProcure
- Preparar matriz de concursos e memorando de selecção da fonte (quando necessário) que inclua processo de concurso, nomes dos avaliadores e justificação adequada para a recomendação de prémios.
- Assegure-se de que as aquisições são feitas sempre que possível; trabalhe com a equipa técnica para preparar a justificação de aquisições não competitivas para uma única ou única entidade.
- Fornecer conhecimentos técnicos especializados em aquisições para o pessoal ajudar no planeamento e execução de vários tipos de aquisições com prazos de entrega curtos enquanto adere à política.
- Manter-se actualizado com as mudanças nas políticas e procedimentos do Governo dos EUA e da Abt Associate relacionados com a aquisição de bens e serviços.
- Documentar toda a correspondência com fornecedores e manter ficheiros de compras abrangentes.
- Em colaboração com o responsável de armazém ou outro líder técnico, assegurar-se de que o controlo de qualidade é realizado quando recebe materiais e que quaisquer inconsistências com a encomenda original são anotadas antes do pagamento.
- Gerir o sistema de controlo de inventário do projecto (para outros itens que não fornecimentos do IRS, materiais e equipamento e entomologia), incluindo armazenamento, controlo de qualidade, etiquetagem de bens, manutenção de registos de inventário, e relatórios de inventário.
- Verificar o processo de preenchimento de diários de viagem por motorista e resumir em Excel para controlar o uso de combustível.
- Assegurar o uso adequado de bens, materiais e equipamento no escritório.
- Controlar o stock de material de escritório.
- Outras funções, conforme atribuídas.
O que Avaliamos
Qualificações Mínimas
Licenciatura + 5 anos ou Mestrado + 3 anos ou Doutoramento + zero anos.
Qualificação preferencial
- Licenciatura em Logística, Negócios, Gestão, Administração, ou outro campo relevante.
Pelo menos 5 anos de experiência relevante
- A experiência com programas de desenvolvimento financiados pela USAID, e o conhecimento dos Regulamentos de Aquisição Federal e da AID (FARs e AIDARs) é desejável.
- Possuir pelo menos a certificação CIPS nível 3 do PNUD ou certificação equivalente na gestão de aprovisionamento e fornecimento, de preferência.
- Excelente capacidade de gestão, organização, informática (especialmente excel) e escrita.
- Fluente em inglês e português exigido.
Nossa Oferta
Nós promovemos um ambiente onde pode prosperar do seu jeito. Os nossos programas inovadores de recompensa total são concebidos para ajudar a equilibrar o seu trabalho e a sua vida pessoal. A abordagem aos seus centros de bem-estar em torno de benefícios abrangentes e desenvolvimento profissional.
Abt Associates é um empregador de Acção Afirmativa/ Igualdade de Oportunidades empenhado em promover uma força de trabalho diversificada. A Abt Associates oferece salários competitivos no mercado e benefícios abrangentes aos funcionários. Os candidatos locais são fortemente encorajados a candidatarem-se.
Renúncia de responsabilidade: A Abt Associates nunca irá pedir dinheiro aos candidatos em troca de uma oferta de emprego
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