VdE | assistente de finanças | ABT
The World at Abt
Solving the world’s most pressing issues and improving the quality of life for people worldwide is what we do every day at Abt Associates. Creating a more equitable world is no small task, but we are driven by big challenges.
We are a team of 4,000+ people in over 50 countries working in unison and focused on the bigger picture. Only by sharing our commitment, energy, and innovation do we affect change and push the boundaries of what’s possible. We welcome diverse ideas, backgrounds, and viewpoints – joining Abt means access to exceptional thinkers at the top of their game.
To thrive at Abt is to embrace flexibility and collaboration. Our open culture allows you to balance your work and personal life as needed to optimize personal well-being. Creating a more equitable world starts from within – we look after people around the world, and we’ll do the same for you.
Ready to embrace rewarding and meaningful work? Now’s your chance.
The Opportunity
As a Finance Assistant, you will be responsible for performing the accounting functions in support of all project activities following all relevant USAID and Abt Associates policies and procedures. Under direction of the accountant, you will be responsible assisting the finance team to ensure the transactions and financial records of the accounts are up to date and provide a wide range of other administrative and financial support.
Core Responsibilities
- Assist the Accountant with the timely submission of the ROV in accordance with Abt Associates procedures and policies.
- Scan and upload all financial documents into Abt’s webbased accounting software, Quickbooks
- Assists the Accountant with preparation of payment vouchers and corresponding checks.
- Assists the Accountant with the review of invoices and expense reports before payment and following up with vendors and staff to gather back up documentation.
- Perform general clerical duties, to include but not be limited to photocopying, scanning, faxing, filing, and mailing.
- Provide office administrative support including organization and facilitation for internal meetings, drafting agendas, and taking minutes
- Maintain hard copy and electronic versions of a project archive, including contract and subcontract documents, client approvals, consultant documents, travel files, procurement files, project deliverables, project reports , and minutes of meetings.
- Manage and document correspondences between project offices, the home office, the client, other partners, and stakeholders.
- Assist staff in the process of completing Timesheets and completing Advance and Travel Expense Reports.
- Make logistical arrangements for project staff traveling outside their region or for international visitors as needed.
- Prepare and send pouches to district region(s) as needed.
- Other duties as assigned.
Minimum Qualification
High (seconday ) school + six year or Bachelor degree + zero experience
Preferred Qualification
- Bachelors Degree in Accounting, Finance, Management, Business, or other relevant field.
- At least two years experience.
- Experience in book keeping and preparing vouchers
- Prior experience in office administration.
- Knowledge and experience with Windows, Word, Excel, PowerPoint, and other data processing and graphical presentation software.
- Ability to assess problems and develop solutions.
- Excellent inter-personal communication skills and excellent organization skills.
- Preference for candidates who have experience that relates to USAID-funded projects or other international development experience.
- Fluency in English and Portugese required
Minimum Qualifications
High School Diploma + Four years of relevant experience, or Associates Degree + Two years of relevant experience
Abt Associates is an Affirmative Action/Equal Opportunity employer committed to fostering a diverse workforce. Abt Associates provides market-competitive salaries and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply.
Disclaimer: Abt Associates will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment.
A Abt para o Mundo
Resolver as questões mais urgentes do mundo e melhorar a qualidade de vida das pessoas em todo o mundo é o que fazemos todos os dias na Abt Associates. Criar um mundo mais justo não é tarefa pequena, mas somos conduzidos por grandes desafios.
Somos uma equipa de mais de 4.000 profissionais em mais de 50 países a trabalhar em conjunto e focados num projecto global. A mudança só é possível se partilharmos o nosso compromisso, energia e inovação, e só se alargarmos os limites do que é possível. Acolhemos diversas ideias, origens e pontos de vista - aderir à Abt significa acesso a pensadores excepcionais na vanguarda da sua carreira.
Prosperar na Abt é abraçar a flexibilidade e a colaboração. A nossa cultura aberta permite-lhe equilibrar o seu trabalho e a sua vida pessoal conforme necessário para optimizar o seu bem-estar pessoal. Criar um mundo mais equitativo começa a partir de dentro - nós cuidamos das pessoas em todo o mundo, e faremos o mesmo por si.
Pronto para abraçar um trabalho gratificante e significativo? Esta é a sua oportunidade.
Oportunidade
Como Assistente Financeiro, será responsável por desempenhar as funções de contabilidade em apoio a todas as actividades do projecto seguindo todas as políticas e procedimentos relevantes da USAID e da Abt Associates. Sob a orientação do contabilista, será responsável por ajudar a equipa financeira a assegurar que as transacções e os registos financeiros das contas estão actualizados e fornecer uma vasta gama de outros apoios administrativos e financeiros.
Principais Responsabilidades
- Auxiliar o Contabilista na apresentação atempada do ROV de acordo com os procedimentos e políticas da Abt Associates.
- Digitalizar e carregue todos os documentos financeiros para o software de contabilidade da Abt baseado na web, Quickbooks
- Assistir o Contabilista na preparação dos cupões de pagamento e dos cheques correspondentes.
- Assistir o Contabilista na revisão de facturas e relatórios de despesas antes do pagamento e no acompanhamento com os vendedores e o pessoal para reunir a documentação de suporte.
- Realizar tarefas gerais de escritório, para incluir mas não se limitar a fotocópia, digitalização, fax, arquivo, e envio.
- Fornecer apoio administrativo ao escritório, incluindo organização e facilitação de reuniões internas, elaboração de agendas e elaboração de actas
- Manter cópias impressas e versões electrónicas de um arquivo de projectos, incluindo documentos de contracto e subcontrato, aprovações de clientes, documentos de consultores, ficheiros de viagens, ficheiros de compras, documentos de entrega de projectos, relatórios de projectos, e actas de reuniões.
- Gerir e documentar correspondências entre os escritórios do projecto, o escritório em casa, o cliente, outros parceiros e partes interessadas.
- Ajudar o pessoal no processo de preenchimento de Folhas de Presença e de Relatórios de Despesas de Viagem e de Adiantamento.
- Efectuar arranjos logísticos para o pessoal do projecto que viaja fora da sua região ou para visitantes internacionais, conforme necessário.
- Preparar e enviar malas para a(s) região(ões) distrital(ais) conforme necessário.
- Outras funções, conforme atribuídas.
Qualificação Mínima
Ensino médio + seis anos ou Licenciatura + experiência zero
Qualificações Preferenciais
- Bacharelato em Contabilidade, Finanças, Gestão, Negócios, ou outro campo relevante.
- Pelo menos dois anos de experiência.
- Experiência em contabilidade e preparação de vouchers
- Experiência anterior em administração de escritórios.
- Conhecimento e experiência com Windows, Word, Excel, PowerPoint, e outros softwares de processamento de dados e apresentação gráfica.
- Capacidade de avaliar problemas e desenvolver soluções.
- Excelentes capacidades de comunicação interpessoal e excelentes capacidades de organização.
- Preferência para candidatos que tenham experiência relacionada com projectos financiados pela USAID ou outra experiência de desenvolvimento internacional.
- Fluência em inglês e português necessária
Nossa Oferta
Nós promovemos um ambiente onde pode prosperar do seu jeito. Os nossos programas inovadores de recompensa total são concebidos para ajudar a equilibrar o seu trabalho e a sua vida pessoal. A abordagem aos seus centros de bem-estar em torno de benefícios abrangentes e desenvolvimento profissional.
Abt Associates é um empregador de Acção Afirmativa/ Igualdade de Oportunidades empenhado em promover uma força de trabalho diversificada. A Abt Associates oferece salários competitivos no mercado e benefícios abrangentes aos funcionários. Os candidatos locais são fortemente encorajados a candidatarem-se.
Renúncia de responsabilidade: A Abt Associates nunca irá pedir dinheiro aos candidatos em troca de uma oferta de emprego
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