VdE | Oficial de Logística | Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)
A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Logística, para Maputo.
Descrição
O/A Oficial de Logística sob supervisão do Gestor de Administração & Logística será responsável pela gestão de frota e logística de manutenção do escritório da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation e por realizar e consolidar o inventário geral de bens.
O/A Oficial de Logística, será responsável pela consolidação geral dos bens da Fundação, mantendo o registo, actualizaçao e assegurando a verificação física anual dos bens.
O/A Oficial de Logística, será responsável pela gestão de suprimentos da Fundação, assegurando a recepção, armazenamento/stocagem, registo, distribuição e transporte de bens ou matérias aqdquiridos para suprir as necessidade do programa.
Responsabilidades
Gestão de Frota
- Supervisionar e coordenar o trabalho dos motoristas do Escritório de Maputo;
- Manter a Base de dados da Frota de veículos, ao nível nacional actualizada;
- Fornecer o relatório mensal sobre o desempenho e eficiência dos veículos;
- Verificar o uso correcto e completo de Logbooks;
- Manter cópias físicas e eletrónicas de todos documentos relevantes dos veículos;
- Supervisionar e assegurar o pagamento de todos impostos e taxas pertinentes para normal circulação dos veículos;
- Manter o controlo de todas despesas de manutenção dos veículos, incluindo serviços regulares, não regulares, reparações e pecas de reposição;
- Controlar os consumos mensais de combustível & recomendar ações corretivas;
- Garantir a execução das manutenções regulares e reparações de viaturas;
- Actualizar a lista de viaturas e motorizadas e garantir o seguro anual das mesmas;
- Monitorar os processos de Acidentes & Incidentes e produzir relatórios trimestrais apropriados;
- Assegurar a reconcialiaçao mensal do consumo de combustível dos veículos da Fundação com os extratos dos fornecedores;
- Gerar relatórios de custos e de produtividade;
- Fazer cumprir com rigor a politica de Gestão de Veículos em vigor, por parte dos Motoristas e demais colaboradores;
- Participar na selecção dos motoristas e motociclistas e provedores de serviços logísticos específicos;
- Garantir a utilização dos veículos, de forma a optimizar o uso dos activos de transporte contratados ou adquiridos;
- Assegurar o cumprimento de rotas economicamente viáveis no âmbito de transporte de pessoas e bens;
- Cuidar da documentação e planificação de pagamento aos transportadores, oficinas, onde for necessário;
- Manter uma base de dados actualizada dos documentos dos condutores & assegurar que os mesmos cumprem com os requisitos legais;
- Tratar das ocorrências de reclamações relacionadas ao transporte, visando a sua não reincidência;
- Fazer a avaliação de desempenho de transportadores;
- Gerir os KPIs e Planos de Acção de transportes, de modo a atingir metas, estabilizar e melhorar continuamente o processo de gestão de veículos;
- Estabelecer e gerir sistemas e programas de melhoria de desempenho dos condutores, oficinas, etc;
- Acompanhar e participar de grupos sectoriais relacionados aos assuntos de transporte (legislação, segurança, troca de experiências com outras empresas e sectores etc.);
- Gerir os aspectos de segurança e meio ambiente relacionados a Transportes;
- Trabalhar para garantir um modelo de transportes que minimize riscos na implementação sustentável do programa.
Gestao de Materiais
- Assegurar o controlo de stock dos diversos matérias e equipamentos da Fundação;
- Receber, fazer contagem física do stock, verificar a qualidade dos bens ou produtos na recepçao e saída;
- Providenciar os processos de recepçao e despacho dos processos de armazenagem;
- Após a verificação e recebimento de qualquer mercadoria, proceder com a atualização do stock ou inventários logísticos de acordo com os procedimentos da Fundação;
- Garantir uma boa organização, armazenamento, protecção dos artigos, o seu fácil acesso, bem como a sua fácil identificação (em fileiras, data de expiração, segurança, acesso, etc.,);
- Responsável pela feitura do relatório semanal de movimentos de produtos (entrada e saídas), ou de qualquer problema eventual;
- Responsável pela elaboração mensal do relatório do stock
- Responsável pela actualização do sistema tendo em conta o stock físico;
- Garantir que todos os documentos necessários são recebidos, verificados e arquivados em local próprio;
- Responsavel pela coordenação de envio e distribuição dos materiais.
Gestao de Inventário (Asset)
- Garantir que os itens controlados adquiridos sejam registados na base de dados centralizada em até 48 horas após a compra;
- Manter a base de dados actualizada;
- Manter a custódia das etiquetas físicas de código de barras de alumínio e garantir que todos os itens elegíveis para etiquetagem sejam etiquetados dentro de uma semana após a compra;
- Coordenar a entrega de itens controlados para os sub-recepientes/Instalações do MISAU/Instalações da DPS, incluindo toda a documentação associada;
- Garantir que os itens controlados estejam segurados;
- Preparar relatórios de incidentes quando itens controlados são roubados/perdidos/danificados e encaminhá-los ao Gestor de Admin & Logistica;
- Coordenar a transferência entre escritórios de itens controlados;
- Coordenar o abate de itens controlados de acordo com as políticas e procedimentos da Fundação;
- Disponibilize relatórios periódicos associados a itens controlados para auditoria, escrutínio de doadores ou outras funções de gestão;
- Coordenar a verificação física anual dos bens controlados.
Outras Actividades
- Efectuar relatório de actividades para o supervisor numa base contínua;
- Monitorar, comunicar e implementar as necessidades para a manutenção ou substituição de todos os Equipamentos e Bens do Escritório, e assegurando uma acção atempada;
- Monitorar a necessidade de manutenção das infraestruturas (escritórios) e garantir a intervenção atempada sempre que necessário em coordenação com o Coordenador de Operações;
- Realizar outras tarefas que forem indicadas pelo supervisor.
Requisitos
- Licenciatura em Gestão e Administração de Empresas ou Áreas afins;
- Experiencia comprovada de três anos de trabalho em ambiente de doador financiado em contratos (de preferência do Governo Americano) nas áreas de Logistica, Transporte, armazém e inventario (Asset);
- Conhecimento de pacotes/sistemas de gestão de frota, controle logístico;
- Habilidades de comunicação e negociação excelentes;
- Pensamento estratégico e capacidade de trabalhar em ambientes de equipe e assumir a liderança adequada;
- Profissionalismo, idoneidade e alto sentido de responsabilidade;
- Bons conhecimentos de informática na óptica do utilizador (Word, Excel, Outlook);
- Elevada capacidade de trabalhar sob pressão.
Desejável
- Fortes capacidades organizacional, autonomia de trabalho e capacidade de trabalho em equipa;
- Capacidade de comunicação verbal e escrita em Inglês;
- Conhecimentos de informática em Word, Excel, PowerPoint e outros aplicativos;
- Disponibilidade de viajar para as Províncias e distritos durante a implementação do projecto;
- Comprometimento com a qualidade e com o alcance dos objectivos;
- Alto sentido de responsabilidade e fortes capacidades para realizar actividades com o mínimo de supervisão;
- Excelentes habilidades interpessoais e alto nível de auto motivação;
- Integridade e iniciativa.
Exigências
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae.
Nota: Como uma organização global, multinacional e multicultural, a EGPAF acredita que a diversidade no local de trabalho enriquece o nosso trabalho e aumenta o nosso impacto e eficácia. Acreditamos que os trabalhadores têm o direito de trabalhar num ambiente de respeito mútuo e integridade que promova a dignidade e o respeito por todos e que lhes permita atingir seu pleno potencial. A Fundação está empenhada em promover a diversidade, equidade, inclusão e pertencimento (DEI&B), e encorajamos fortemente aqueles com as seguintes identidades a se candidatarem: BIPOC (negros, indígenas e outras pessoas de cor), mulheres e não binários, LGBT + (lésbicas, gays, bissexuais e transgêneros), indivíduos com deficiência e outros membros de grupos historicamente sub-representados. A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) oferece oportunidades iguais de emprego a todos os trabalhadores e candidatos a emprego, independentemente de raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, idade, deficiência ou genética. Além dos requisitos da Lei Federal, a EGPAF cumpre as Leis Estaduais e Locais aplicáveis que regem a não discriminação no emprego em todos os países em que a Fundação possui programas. A Fundação não cobra taxas em nenhuma fase do processo de recrutamento. Se você for solicitado a pagar uma taxa em qualquer estágio do recrutamento, entre em contato com fraud@pedaids.org. Encoraja-se a candidatura de Mulheres.
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