VdE | Assistente Administrativo-Manica| Pathfinder
Apresentação da Pathfinder
A Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.
Objectivo da Posição
Esta posição apoia a equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.
Principais Responsabilidades
Gestão de Escritório
- Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa e com água e papel higiénico;
- Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de agia, compra de electricidade e outros que se fizerem necessários;
- Auxilia na organização de reuniões e eventos.
Copa e Cozinha
- Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
- Faz a supervisão do inventário da cozinha.
Material de escritório e de formação
- Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
- Faz a distribuição de acordo com os pedidos e mantém o logística informado para o procurement e reposição;
- Auxiliar na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.
Viagens e Acomodações
- Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
- Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.
Telefones
- Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
- Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.
Activo Fixo
- Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório.
Supervisão dos Transportes
- Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
- Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades dos técnicos;
- Supervisiona o uso adequado de logbook e de senha de abastecimento;
- Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as acções necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veiculo;
- Mantém finanças informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.
Outros
Executa qualquer outra função atribuídas pelo Oficial de Administração.
Requisitos Básicos
- Décima segunda classe;
- Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
- Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito;
- Ter trabalhado em ONGs;
- Conhecimento de língua inglesa.
A PATHFINDER É UMA ORGANIZAÇÃO QUE OFERECE IGUAIS OPORTUNIDADES DE EMPREGO.
A Pathfinder está empenhada em salvaguardar e proteger as pessoas que servimos, bem como o nosso colaborador. Temos tolerância zero para qualquer comportamento que cause danos a crianças, jovens, adultos, bem como aos nossos colaboradores e parceiros, incluindo abuso sexual, assédio, intimidação e exploração. Todas as pessoas que contratamos devem respeitar as nossas políticas, incluindo a denúncia de suspeitas ou violações de políticas conhecidas. Ao apresentar uma candidatura, o candidato reconhece que será submetido a uma variedade de verificações destinadas a verificar a sua aptidão para trabalhar na Pathfinder
