VdE | Secretária Executiva | All Around Medical Solutions, Lda

 


A All Around Medical Solutions, Lda está a recrutar uma (1) Secretária Executiva que terá deverá assistir pessoalmente aos Directores Executivos agindo, por vezes, em seu nome, assim como à sede corporativa no geral para Maputo.

Tarefas

Gerir a Recepção da Sede Corporativa

  • Efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
  • Efectuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
  • Acolher visitantes e hóspedes;
  • Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.

Apoio Administrativo Geral à Sede Corporativa (Edifício, Viaturas e Utensílios)

  • Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
  • Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
  • Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
  • Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
  • Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
  • Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações).

Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:

  • Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
  • Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
  • Organizar e gerir a agenda da Administração;
  • Fazer marcações de reuniões;
  • Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
  • Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
  • Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
  • Executar recados assim que indicado;
  • Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
  • Coordenar eventos, conferências e palestras;
  • Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
  • Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;
  • Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
  • Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
  • Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
  • Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
  • Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
  • Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
  • Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
  • Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
  • Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
  • Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
  • Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;
  • Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;
  •   Realizar outras actividades superiormente definidas.

Requisitos

  • Licenciatura em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas e/ou ainda Direito;
  • Formação em Secretariado Executivo será uma vantagem;
  • Experiência mínima de cinco (5) anos na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
  • Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
  • Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
  • Conhecimentos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.

Habilidades Esperadas

  • Discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
  • Flexibilidade e adaptabilidade;
  • Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
  • Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
  • A capacidade de ser proativo e tomar a iniciativa;
  • Tato e diplomacia.

 Habilidades de Comunicação

  • Um conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.

Exigências

  • Carta de Candidatura;
  • Curriculum Vitae.

Nota: Apenas candidatos pré selecionados serão contactados.

Processo de Candidatura

Email: recruitment@allmedicsolutions.com

Validade: 25/03/2022

Local: Maputo


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