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Oficial de Administração e Finanças - Focus Fistula

Oficial de Administração e Finanças

Focus Fistula

Região / Província

Maputo

TERMOS DE REFERÊNCIA

Oficial de Administração e Finanças (M/F)

A Focus Fístula é uma associação moçambicana, sem fins lucrativos, que trabalha na área da fístula obstétrica, com a missão de contribuir para a melhoria da saúde da mulher, devolvendo a sua integridade física e dignidade como mulher, deixando-a capaz de voltar a viver uma vida normal e reintegrar-se na sua família e comunidade.

No âmbito do plano de crescimento e fortalecimento institucional, a Focus Fístula pretende recrutar um Oficial de Administração e Finanças oferecendo um projeto profissional de elevado potencial de realização pessoal e de impacto na sociedade.

Abaixo, é apresentado o escopo da função e os requisitos que o candidato deve reunir para o adequado exercício da mesma.

1. Missão

  • Suportar tecnicamente a gestão financeira e contabilidade da FOCUS FISTULA de forma a assegurar a eficiência e eficácia no planeamento e execução de recursos financeiros da organização. Prestar apoio ao processo de mobilização de recursos para a FOCUS FISTULA.
  • Assegurar o suporte à gestão e implementação dos processos de suporte de Administração, Sistema de Informação, Logística, procurement e gestão administrativa de recursos humanos.

2. Responsabilidades e Tarefas

O Oficial de Administração e Finanças será responsável pelas seguintes tarefas no âmbito da Gestão de Administração e Finanças da FOCUS FISTULA:

No âmbito da Gestão Financeira:
  • Participar e apoiar na elaboração de políticas de gestão financeira.
  • Apoiar no processo de orçamentação da FOCUS FISTULA e dos Projetos.
  • Garantir uma execução orçamental e financeira saudável, mantendo o nível dos desvios menores possíveis.
  • Assegurar a gestão do risco financeiro (taxas de câmbio, liquidez, etc.) bem como a sua realização em tempo útil.
  • Propor soluções para os desvios e riscos verificados em tempo útil em coordenação com os gestores de projetos.
  • Analisar e reportar sobre a informação financeira institucional.
  • Elaborar relatórios financeiros (mensais, trimestrais, anuais e extraordinários).
  • Realizar ou coordenar e supervisionar todas as atividades de tesouraria que sejam delegadas ao contabilista, nomeadamente:
    • Preparação de pagamentos de despesas previamente aprovadas.
    • Recepção e arquivo de documentos comprovativos de despesa.
    • Recebimento e registro de entradas e saídas de fundos.
    • Reconciliação bancária e informação sobre a situação dos saldos das contas bancárias e dar suporte à tomada de decisões associadas aos mesmos.
    • Controle e garantia de justificativos fiscalmente aceites das despesas.
    • Gestão do fundo fixo de caixa.
  • Garantir o cumprimento das normas e procedimentos financeiros (justificação atempada dos adiantamentos, existência de procurement nos processos, faturas e recibos aceitos por lei, existência física do imobilizado, etc.).
  • Assegurar apoio e treinamento de parceiros de implementação em matéria financeira.
  • Assegurar a reconciliação e controle das contas dos devedores e credores.
  • Assegurar o registro de toda a informação financeira no software de contabilidade e propor melhorias no mesmo de forma a responder às necessidades dos projetos.
  • Assegurar a interlocução e apoio às auditorias financeiras internas e externas.
  • Assegurar a implementação das recomendações dos relatórios de auditoria internos e externos.
No âmbito da Administração:
  • Garantir a supervisão do escritório, limpeza interior e exterior.
  • Proceder ao pagamento anual de taxas e manifestos, inspeções e seguros de todas as viaturas dos Projetos.
  • Garantir os pagamentos mensais dos provedores de serviços tais como eletricidade, comunicações, entre outros.
  • Recolher os bens e equipamentos no fim de cada Projeto e assegurar o seu registro atualizado.
  • Garantir diariamente o funcionamento das impressoras, fotocopiadoras e outros equipamentos manuais e eletrônicos da FOCUS FISTULA.
  • Garantir a expedição e entrega de documentos e/ou bens.
  • Assegurar o expediente diário de bancos e pagamentos, apoio direto à tesouraria e outros pagamentos.
  • Zelar pelo bom atendimento do público.
  • Gerir os pedidos e recepção de chamadas telefônicas.
  • Assegurar a gestão administrativa de Recursos Humanos nos seguintes domínios:
    • Cadastro dos Funcionários.
    • Recrutamento e Seleção.
    • Gestão de Contratos.
    • Processamento de Salários e benefícios.
    • Cumprimento de obrigações fiscais e segurança social.
    • Gestão da efetividade e mapa de férias.
  • Preparar anualmente o Plano de Procurement da FOCUS FISTULA, incluindo as estimativas de custos.
  • Dar suporte às Áreas e Equipes na elaboração de Termos de Referência para a contratação de serviços de consultoria, bens e outros serviços.
  • Dar suporte às unidades orgânicas na preparação de especificações técnicas para aquisição de bens e equipamentos.
  • Elaborar documentos de concurso, relatórios de avaliação e respetivos contratos para bens, obras e serviços de consultoria.
  • Organizar a logística necessária para a implementação dos planos de atividades dos projetos.
  • Gerir viagens nacionais e internacionais.
  • Assegurar a aquisição e o fornecimento de bens e serviços, meios de trabalho e consumíveis aos projetos e aos colaboradores.
  • Planejar, gerir e manter as infraestruturas de redes, comunicações e micro-informática e serviços de suporte.
  • Assegurar suporte (helpdesk) aos utilizadores.

Requisitos Profissionais

3.1 Habilitações Académicas

  • Licenciatura nas áreas de Contabilidade, Finanças ou Gestão Financeira.

3.2 Conhecimentos Técnico-Profissionais

  • Elevados conhecimentos de Gestão Financeira.
  • Elevados conhecimentos de Tesouraria e Contabilidade.
  • Elevados conhecimentos de Orçamentação e controlo orçamental.
  • Bons conhecimentos de Gestão de Projetos.
  • Bons conhecimentos das normas administrativas e financeiras dos doadores.
  • Conhecimentos médios de Gestão Administrativa e Logística.
  • Conhecimentos médios de Procurement.
  • Conhecimentos médios de Gestão Administrativa de RH.
  • Conhecimentos médios de SI/TI.
  • Bons conhecimentos do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral.
  • Bons conhecimentos de Inglês.
  • Conhecimentos médios de informática na óptica do utilizador.

3.3 Competências de Gestão e Comportamentais

O Oficial de Administração e Finanças deverá possuir um nível elevado de proficiência nas seguintes competências Comportamentais:

3.3.1 Competências Comportamentais
  • Orientação para os Resultados
  • Orientação para o Beneficiário/Parceiro
  • Eficácia Comunicacional
  • Relacionamento Interpessoal
  • Observância de Normas e Procedimentos

3.4 Tempo de Experiência

A função requer uma experiência profissional mínima de 3 anos em funções similares, de preferência em Organizações não Governamentais.

3.5 Expectativa Salarial

O candidato deve identificar o intervalo de expectativa salarial.

4. Estimativa de Calendário de Inicio de Actividade

Junho/Julho de 2023

5. Documentação a submeter pelo candidato

  • CV atualizado em português (incluindo referências)
  • Carta de Motivação da candidatura
  • Cópia do Certificado de Habilitações
  • Cópia de outros certificados de formação profissional relevantes para a vaga

5. Como candidatar-se:

Envie a sua candidatura clicando em: https://app.whirelab.com/vacancy/647f3148b9cae11198898e0c

Validade

Válido até 30 de Junho de 2023

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