VdE | Gestor Administrativo Adjunto | Solidarités International (SI)
Solidarités International (SI) é uma organização humanitária francesa que presta ajuda e assistência às vítimas de guerra ou de catástrofes naturais, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gestor Administrativo Adjunto (M/F), baseado em Mueda, Cabo Delgado.
Descrição
- O Director Administrativo Adjunto apoia o seu gestor de linha em finanças, contabilidade, recursos humanos, e gestão administrativa da base.
- Sob a supervisão do seu gestor de linha, assegura a implementação e o conhecimento dos processos contabilísticos, financeiros e de Recursos Humanos em conformidade com as regras e procedimentos INTERNACIONAIS dos doadores e da Solidarites INTERNATIONAL a nível de base.
- Dirige e treina a equipa administrativa sob a sua supervisão.
- Assume as funções do gestor administrativo em caso de ausência.
Responsabilidades
Gestão Financeira e Orçamental
- Enviar mensalmente uma extracção SAGA a cada chefe de departamento a fim de realizar o Acompanhamento Operacional (OFU) e o Acompanhamento Logístico (LFU)/SAGA e participar nas reuniões mensais OFU/LFU com os chefes de departamento;
- Consolidar OFUs/LFU no Boussol e registar as reafectações a fazer por coordenação Actualização e acompanhamento no Conselho de Atribuição após validação do gestor administrativo;
- Preparar o acompanhamento mensal do orçamento, realizando controlos orçamentais preliminares e integrando previsões até ao fim do projecto, a transmitir ao gestor administrativo e, se necessário, a regularizar;
- Assegurar a recepção e o armazenamento do material e equipamento necessário para o seu trabalho a realizar no local.
Gestão Contabilística
- Verificar a contabilidade (descrição, códigos contabilísticos, códigos analíticos, taxa de câmbio mensal);
- Efectuar uma verificação mensal sistemática dos adiantamentos a partir do cofre de caixa (igual e inigualável) e certificar-se de que todos os adiantamentos estão fechados até ao final do mês;
- Efectuar a correspondência de transacções ao nível da base;
- Ligação com o departamento de Logística para assegurar que os montantes devidos do contrato de arrendamento/serviço são pagos;
- Assegurar que os documentos contabilísticos mensais sejam compilados e enviados à Coordenação antes do dia 5 de cada mês e após validação pelo gestor administrativo;
- Resposta aos feedbacks contabilísticos enviados pela coordenação uma vez enviado o pacote de contabilidade;
- Solicitar à Coordenação as alterações contabilísticas necessárias (reafectações, etc.);
- Integrar no SAGA todos os meses a última Saga economizada enviada pela Coordenação;
- Verificar os vouchers e outros documentos contabilísticos a enviar à Coordenação de 6 em 6 meses;
- Participar no resumo semestral de encerramento e no encerramento contabilístico anual.
Gestão de Dinheiro
- Verifica e valida o pedido de dinheiro enviado à Coordenação duas vezes por mês;
- Controlar a segurança dos fundos e participar na melhoria do processo de transferência interna de dinheiro a nível da base, em colaboração com o seu Gestor;
- Pedir transferência de dinheiro/banco à Coordination quando necessário.
Gestão Administrativa
- Assegurar o arquivo físico e informático das Finanças/RH, bem como a segurança dos documentos contabilísticos, administrativos e de RH;
- Conduzir o envio regular de arquivos de contabilidade/AR para o Gabinete de Coordenação após inspecção interna;
- Preparar o plano de movimento semanal para o departamento administrativo e partilhá-lo com o Gestor de Logística;
- Acompanhamento dos pedidos de pagamento semanais dos PM e instruir a equipa administrativa em conformidade;
- Acompanhamento de Premises, Armazéns e Contratos de Aluguer de Veículos.
Recursos Humanos
Recrutamento
- Participar com o seu superior hierárquico e o chefe de departamento em questão na estratégia de recrutamento e no dimensionamento e criação de recursos humanos;
- Assegurar que os procedimentos de recrutamento são cumpridos;
- Assegurar que a ferramenta de acompanhamento do recrutamento é actualizada;
- Ligação com o Gabinete de Coordenação para efeitos de recrutamento;
- Participar na entrevista de recrutamento para posições até ao nível B3;
- Coordenar/Preparar com os respectivos PM o Cronograma de Recrutamento e assegurar o seu respeito.
Gestão Nacional de RH
- Verificar as datas dos contratos de trabalho e informar o seu superior hierárquico quando estes expiram;
- Conduzir o acompanhamento das revisões anuais de desempenho e verificar a qualidade do PAA para posição de nível A1 a B3;
- Assegurar que os procedimentos de rescisão de contratos são cumpridos e preparar a liquidação final para o fim específico do contrato;
- Assegurar o acompanhamento do processo disciplinar, tradução, e entrega/recepção atempada dos documentos relacionados, e registo no software HOMERE de todas as medidas disciplinares;
- Participar na compilação das necessidades de formação, apoiar o Director Administrativo na concepção do Plano de Formação, recolher informações sobre as instalações de formação, assegurar que a formação frequentada seja registada em Homere Software;
- Recolher o pedido de adiantamento de salário do Departamento de RH e tê-lo validado pelo gestor administrativo.
Administração de RH
- Supervisionar mensalmente a actualização dos indicadores ambientais relacionados com os Recursos Humanos (DW FU), consolidar indicadores ao nível da base e participar com o seu gestor de linha na sua análise;
- Assegurar a verificação das facturas médicas/ facturas e apoiar o seu gestor de linha em caso de acidente de trabalho;
- Verificar e validar as folhas de pagamento mensais e submetê-las ao seu superior hierárquico;
- Assegurar a verificação final das informações introduzidas no software HOMERE;
- Compilar e verificar mensalmente as informações introduzidas no software HOMERE e processamento de salários (Balzac VX e diário de caixa em Saga);
- Os impostos de supervisão são devidamente registados e são criados registos de pagamento às instituições relevantes (NSSF);
- Assegurar a recepção mensal do Relatório do Gestor de RH dos PMs;
- Actualização do organigrama numa base mensal, incluindo novos recrutas.
Gestão de Equipas
- Propor regularmente à sua equipa o desenvolvimento de capacidades e formação;
- Participar no recrutamento da equipa de Administração;
- Coordenar, planear e supervisionar o trabalho da sua equipa e assegurar uma comunicação fluente entre a sua equipa através de reuniões regulares;
- Apreciar a equipa sob a sua supervisão directa.
Relatórios/Comunicação
- Preparar e assistir em auditorias ou possíveis inspecções;
- Assegurar a apresentação dos processos financeiros do SI, do Regulamento Interno do Pessoal e das sessões de actualização da concepção sobre temas de Finanças/RH com o apoio do seu gestor de linha;
- Centralizar e informar o seu gestor de linha sobre os feedbacks/questões da implementação de processos administrativos;
- Informar regularmente cada chefe de departamento de informação financeira e de recursos humanos sobre os seus respectivas equipas em colaboração com o seu gestor;
- Relatar o progresso das actividades financeiras/administrativas e de recursos humanos ao seu gestor de linha numa semana base;
- Participar na reunião semanal do departamento administrativo;
- Apoiar o seu gestor de linha no diálogo social;
- Assegurar que a informação relevante sobre RH seja publicada no quadro de informação;
- Assegurar o envio do pacote mensal de Recursos Humanos para coordenação após validação pelo Director Administrativo.
Requisitos
Estudos
- Licenciatura em Finanças, Administração ou qualquer outro campo relacionado.
Experiência
- Mínimo de 3 anos de experiência como Admin, 1 ano de experiência com INGOs é uma experiência obrigatória.
Idiomas
- Fluente na fala e na escrita Português e Inglês.
Habilidades interpessoais
- Gestão de pessoas, flexível, solucionador de problemas, gestão do tempo, motivado e dinámico.
Hablidades de infomatica
- O software Word, Excel, PPT, Fin/HR será uma mais-valia.
Exigências
- Curriculum Vitae;
- Carta de Apresentação;
- Certificado de Habilitações;
- Diploma de Trabalho.
Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Indicar no assunto do email “Gestor Administrativo Adjunto”.
Sobre a Empresa
A Solidarités International (SI) é uma organização humanitária francesa que presta ajuda e assistência às vítimas de guerra ou de catástrofes naturais. Há mais de 42 anos que a associação se concentra na satisfação de três necessidades vitais – água, alimentação e abrigo. Actualmente presente em Moçambique desde 2019, a SI realiza programas de emergência/pós–emergência no sector do saneamento e higiene da Água na região de Cabo Delgado.
Aviso Legal
A Solidarités International não cobra valores monetários para se candidatar a uma posição. Se alguém tentar subornar um membro ou pessoal da Solidarités será automaticamente desqualificado do processo de recrutamento.
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