VdE | Gestor Administrativo Adjunto | Solidarités International (SI)

 


 Solidarités International (SI) é uma organização humanitária francesa que presta ajuda e assistência às vítimas de guerra ou de catástrofes naturais, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gestor Administrativo Adjunto (M/F), baseado em Mueda, Cabo Delgado.

Descrição

  • O Director Administrativo Adjunto apoia o seu gestor de linha em finanças, contabilidade, recursos humanos, e gestão administrativa da base.
  • Sob a supervisão do seu gestor de linha, assegura a implementação e o conhecimento dos processos contabilísticos, financeiros e de Recursos Humanos em conformidade com as regras e procedimentos INTERNACIONAIS dos doadores e da Solidarites INTERNATIONAL a nível de base.
  • Dirige e treina a equipa administrativa sob a sua supervisão.
  • Assume as funções do gestor administrativo em caso de ausência.

Responsabilidades

Gestão Financeira e Orçamental

  • Enviar mensalmente uma extracção SAGA a cada chefe de departamento a fim de realizar o Acompanhamento Operacional (OFU) e o Acompanhamento Logístico (LFU)/SAGA e participar nas reuniões mensais OFU/LFU com os chefes de departamento;
  • Consolidar OFUs/LFU no Boussol e registar as reafectações a fazer por coordenação Actualização e acompanhamento no Conselho de Atribuição após validação do gestor administrativo;
  • Preparar o acompanhamento mensal do orçamento, realizando controlos orçamentais preliminares e integrando previsões até ao fim do projecto, a transmitir ao gestor administrativo e, se necessário, a regularizar;
  • Assegurar a recepção e o armazenamento do material e equipamento necessário para o seu trabalho a realizar no local.

Gestão Contabilística

  • Verificar a contabilidade (descrição, códigos contabilísticos, códigos analíticos, taxa de câmbio mensal);
  • Efectuar uma verificação mensal sistemática dos adiantamentos a partir do cofre de caixa (igual e inigualável) e certificar-se de que todos os adiantamentos estão fechados até ao final do mês;
  • Efectuar a correspondência de transacções ao nível da base;
  • Ligação com o departamento de Logística para assegurar que os montantes devidos do contrato de arrendamento/serviço são pagos;
  • Assegurar que os documentos contabilísticos mensais sejam compilados e enviados à Coordenação antes do dia 5 de cada mês e após validação pelo gestor administrativo;
  • Resposta aos feedbacks contabilísticos enviados pela coordenação uma vez enviado o pacote de contabilidade;
  • Solicitar à Coordenação as alterações contabilísticas necessárias (reafectações, etc.);
  • Integrar no SAGA todos os meses a última Saga economizada enviada pela Coordenação;
  • Verificar os vouchers e outros documentos contabilísticos a enviar à Coordenação de 6 em 6 meses;
  • Participar no resumo semestral de encerramento e no encerramento contabilístico anual.

Gestão de Dinheiro

  • Verifica e valida o pedido de dinheiro enviado à Coordenação duas vezes por mês;
  • Controlar a segurança dos fundos e participar na melhoria do processo de transferência interna de dinheiro a nível da base, em colaboração com o seu Gestor;
  • Pedir transferência de dinheiro/banco à Coordination quando necessário.

Gestão Administrativa

  • Assegurar o arquivo físico e informático das Finanças/RH, bem como a segurança dos documentos contabilísticos, administrativos e de RH;
  • Conduzir o envio regular de arquivos de contabilidade/AR para o Gabinete de Coordenação após inspecção interna;
  • Preparar o plano de movimento semanal para o departamento administrativo e partilhá-lo com o Gestor de Logística;
  • Acompanhamento dos pedidos de pagamento semanais dos PM e instruir a equipa administrativa em conformidade;
  • Acompanhamento de Premises, Armazéns e Contratos de Aluguer de Veículos.

Recursos Humanos

Recrutamento

  • Participar com o seu superior hierárquico e o chefe de departamento em questão na estratégia de recrutamento e no dimensionamento e criação de recursos humanos;
  • Assegurar que os procedimentos de recrutamento são cumpridos;
  • Assegurar que a ferramenta de acompanhamento do recrutamento é actualizada;
  • Ligação com o Gabinete de Coordenação para efeitos de recrutamento;
  • Participar na entrevista de recrutamento para posições até ao nível B3;
  • Coordenar/Preparar com os respectivos PM o Cronograma de Recrutamento e assegurar o seu respeito.

Gestão Nacional de RH

  • Verificar as datas dos contratos de trabalho e informar o seu superior hierárquico quando estes expiram;
  • Conduzir o acompanhamento das revisões anuais de desempenho e verificar a qualidade do PAA para posição de nível A1 a B3;
  • Assegurar que os procedimentos de rescisão de contratos são cumpridos e preparar a liquidação final para o fim específico do contrato;
  • Assegurar o acompanhamento do processo disciplinar, tradução, e entrega/recepção atempada dos documentos relacionados, e registo no software HOMERE de todas as medidas disciplinares;
  • Participar na compilação das necessidades de formação, apoiar o Director Administrativo na concepção do Plano de Formação, recolher informações sobre as instalações de formação, assegurar que a formação frequentada seja registada em Homere Software;
  • Recolher o pedido de adiantamento de salário do Departamento de RH e tê-lo validado pelo gestor administrativo.

Administração de RH

  • Supervisionar mensalmente a actualização dos indicadores ambientais relacionados com os Recursos Humanos (DW FU), consolidar indicadores ao nível da base e participar com o seu gestor de linha na sua análise;
  • Assegurar a verificação das facturas médicas/ facturas e apoiar o seu gestor de linha em caso de acidente de trabalho;
  • Verificar e validar as folhas de pagamento mensais e submetê-las ao seu superior hierárquico;
  • Assegurar a verificação final das informações introduzidas no software HOMERE;
  • Compilar e verificar mensalmente as informações introduzidas no software HOMERE e processamento de salários (Balzac VX e diário de caixa em Saga);
  • Os impostos de supervisão são devidamente registados e são criados registos de pagamento às instituições relevantes (NSSF);
  • Assegurar a recepção mensal do Relatório do Gestor de RH dos PMs;
  • Actualização do organigrama numa base mensal, incluindo novos recrutas.

Gestão de Equipas

  • Propor regularmente à sua equipa o desenvolvimento de capacidades e formação;
  • Participar no recrutamento da equipa de Administração;
  • Coordenar, planear e supervisionar o trabalho da sua equipa e assegurar uma comunicação fluente entre a sua equipa através de reuniões regulares;
  • Apreciar a equipa sob a sua supervisão directa.

Relatórios/Comunicação

  • Preparar e assistir em auditorias ou possíveis inspecções;
  • Assegurar a apresentação dos processos financeiros do SI, do Regulamento Interno do Pessoal e das sessões de actualização da concepção sobre temas de Finanças/RH com o apoio do seu gestor de linha;
  • Centralizar e informar o seu gestor de linha sobre os feedbacks/questões da implementação de processos administrativos;
  • Informar regularmente cada chefe de departamento de informação financeira e de recursos humanos sobre os seus respectivas equipas em colaboração com o seu gestor;
  • Relatar o progresso das actividades financeiras/administrativas e de recursos humanos ao seu gestor de linha numa semana base;
  • Participar na reunião semanal do departamento administrativo;
  • Apoiar o seu gestor de linha no diálogo social;
  • Assegurar que a informação relevante sobre RH seja publicada no quadro de informação;
  • Assegurar o envio do pacote mensal de Recursos Humanos para coordenação após validação pelo Director Administrativo.

Requisitos

Estudos

  • Licenciatura em Finanças, Administração ou qualquer outro campo relacionado.

Experiência

  • Mínimo de 3 anos de experiência como Admin, 1 ano de experiência com INGOs é uma experiência obrigatória.

Idiomas

  • Fluente na fala e na escrita Português e Inglês.

Habilidades interpessoais

  • Gestão de pessoas, flexível, solucionador de problemas, gestão do tempo, motivado e dinámico.

Hablidades de infomatica

  • O software Word, Excel, PPT, Fin/HR será uma mais-valia.

Exigências

  • Curriculum Vitae;
  • Carta de Apresentação;
  • Certificado de Habilitações;
  • Diploma de Trabalho.

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Indicar no assunto do email “Gestor Administrativo Adjunto”.

Sobre a Empresa

A Solidarités International (SI) é uma organização humanitária francesa que presta ajuda e assistência às vítimas de guerra ou de catástrofes naturais. Há mais de 42 anos que a associação se concentra na satisfação de três necessidades vitais  água, alimentação e abrigo. Actualmente presente em Moçambique desde 2019, a SI realiza programas de emergência/pósemergência no sector do saneamento e higiene da Água na região de Cabo Delgado.

Aviso Legal

Solidarités International não cobra valores monetários para se candidatar a uma posição. Se alguém tentar subornar um membro ou pessoal da Solidarités será automaticamente desqualificado do processo de recrutamento.



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