VdE | Administrativo e Financeiro Sénior | GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento

 

A GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento, pretende um (1) Administrativo e Financeiro Sénior (M/F) para Maputo.

Objectivo

O objectivo geral do projecto nacional é de melhorar as condições de vida dos deslocados internos, refugiados e membros da população de acolhimento, especialmente mulheres e jovens, em comunidades seleccionadas no norte de Moçambique

Responsabilidades

O profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projetos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa. Em suma, o profissional administrativo é responsável por:

  • Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registros e folhas de ponto, gestão de férias, etc.);
  • Atender às necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de supervisão;
  • Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa;
  • Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativos.

Coordenação

  • Assegurar a disseminação e fluidez da informação entre o pessoal do projeto/programa, parceiros e outras instituições;
  • Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros.

Finanças

  • Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento;
  • Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direccão do programa;
  • Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros;
  • Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.);
  • Monitorar os cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agencia);
  • Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa;
  • Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa;
  • Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes;
  • Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa;
  • Interagir com o contabilista da GIZ Agencia sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente após o fecho;
  • Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correcção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna;
  • Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros;
  • Garantir eficiência no uso dos recursos do programa.

Administração geral

  • Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes);
  • Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos;
  • Divulgar informação administrativa entre GIZ Agencia e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração;
  • Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos,etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ);
  • Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ;
  • Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro de Projecto;
  • Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos;
  • Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa;
  • Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas;
  • Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos;
  • Responder as questões administrativas internas e externas dos programas;
  • Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade;
  • Garantir a informação a GIZ Agencia sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras;
  • Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros.

Recursos Humanos

  • Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento;
  • Coordenar junto com a Agencia a actualização de contratos de trabalho novos e antigos;
  • Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalhadores e do empregador;
  • Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS);
  • Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa;
  • Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde;
  • Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ.

Tarefas Adicionais

  • O profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direcção do programa.

Requisitos

  • Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA);
  • Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade;
  • Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável;
  • Experiência profissional na gestão ou liderança equipas;
  • Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento;
  • Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ é uma vantagem;
  • Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros;
  • Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto;
  • Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação;
  • Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa. O conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional;
  • Boa gestão e capacidade de organização.

Características Pessoais

  • Flexibilidade;
  • Estilo Dinâmico de trabalho;
  • Confiabilidade e capacidade de trabalho independente;
  • Alta capacidade de organização e coordenação;
  • Resistência, capacidade de trabalhar sob pressão;
  • Capacidade de gestão de conflitos;
  • Boa capacidade de comunicação.

Exigências

  • Curriculum Vitae;
  • Carta da Apresentação;
  • Três Referências Profissionais.

Nota: Esta é uma posição nacional. A candidatura e o CV devem estar num único ficheiro incluindo os anexos relevantes. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados. Encorajamos mulheres, pessoas com deficiência e grupos minoritários a se candidatarem a esta posição. A GIZ está comprometida com a igualdade de oportunidades e a diversidade de perspectivas no local de trabalho.

Processo de Candidatura

Email: recruitment-moz@giz.de

Validade: 05/08/2022

Local: Maputo


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