VdE | Coordenador de Procurement | NCR
Coordenador de Compras - Pemba
DESCRIÇÃO DO TRABALHO
Estas responsabilidades serão as mesmas para todos os cargos com o mesmo título. As responsabilidades serão curtas e essenciais. Os detalhes pertencem ao plano de Trabalho e Desenvolvimento.
Implementar e treinar funcionários nas políticas e procedimentos logísticos do NRC em nível de escritório
Garantir a conformidade com o Manual de Logística do NRC, outras políticas do NRC e requisitos dos doadores em todos os procedimentos e processos
Fornecer foco anticorrupção, transparência e eficiência de custos em todos os processos
Identifica não conformidades na documentação de compras e reporta adequadamente.
Garantir relacionamento eficaz e eficiente com fornecedores.
Implementar um sistema de arquivamento/arquivos de acordo com os procedimentos
RESPONSABILIDADES
Estas responsabilidades serão adaptadas às particularidades do local e contexto do trabalho, fase de operação, foco estratégico e tipo de intervenção do programa. Esta seção deverá ser revisada sempre que um novo funcionário for contratado ou o contexto mudar significativamente.
Organizar todo o processo de aquisição e garantir a adesão às políticas, ferramentas, manuais, diretrizes e regulamentos dos doadores do NRC.
Preparar solicitações de licitações, avaliações de licitações, documentos relacionados a reuniões de licitações, obtendo cotações/propostas através de sistema prescrito;
Supervisionar o Assistente de Logística (Compras) para garantir que todo o processo de abertura de propostas e preparação de arquivos com rotulagem para reuniões de avaliação de propostas sejam conduzidos em tempo hábil e de acordo com a política;
Garantir que todos os registros de transações de compras sejam mantidos atualizados e de acordo com a política da NR;
Identificar bens e serviços adquiridos com frequência e apresentar recomendações para o estabelecimento de acordos-quadro;
Acompanhar todos os contratos e garantir que o processo de encerramento/extensão/rescisão seja concluído em tempo hábil com todas as aprovações e documentos relevantes;
Atuar como pessoa focal técnica no Escritório Nacional para fornecer assistência técnica ao pessoal de Aquisições do Escritório de Área relacionada ao sistema de gestão de licitações on-line, UNIT 4 Agresso ou qualquer outra ferramenta de aquisição relacionada;
Receber e tratar todas as solicitações de fornecimento autorizado de itens a serem adquiridos e realizar processos de aquisição sob a supervisão do Gerente de Logística de acordo com os procedimentos do NRC;
Atuar como pessoa de ligação no escritório nacional para todos os escritórios de área/campo para atualizá-los sobre seus respectivos PRs e status de contratos;
Apoiar o departamento solicitante no levantamento de Requisições de Compra (PRs), certificando-se de que os PRs sejam levantados de acordo com o procedimento aprovado e a tabela de autorização, antes de recebê-los para posterior processo de aquisição;
Fornecer apoio ativo aos departamentos na elaboração de planos de compras. Trabalhe para consolidar os requisitos entre os departamentos para que as compras possam ser agrupadas
Reúne-se ou fala com os fornecedores interessados sobre a fonte potencial de fornecimento e serviço, desenvolve e mantém uma relação de trabalho eficaz com fornecedores/fornecedores;
Em caso de entrega parcial de mercadorias, garantir que os pedidos pendentes sejam acompanhados e finalizados no menor tempo possível;
Identifica possíveis atrasos nos pedidos e garante que todos os problemas sejam sinalizados com o gerente de linha para garantir que as ações apropriadas possam ser tomadas;
Planeja e conduz a pré-qualificação de fornecedores e desenvolve e mantém bancos de dados de fornecedores do país para diferentes bens e serviços
Monitore de perto o desempenho de diferentes fornecedores e, consequentemente, desenvolva o “Formulário de Classificação de Fornecedores” com base na revisão periódica de desempenho dos fornecedores.
Planeja e realiza pesquisas de preços e análises de mercado em coordenação com o Gerente de Logística.
Coordenar com o fornecedor e a equipe do NRC Warehouse a entrega dos itens. Acompanhamento de Nota de Recebimento de Mercadoria (GRN), Guias de Transporte, Certificados de Conclusão e Notas Fiscais após a entrega;
Coordenar com o Departamento Financeiro para garantir que os pagamentos aos fornecedores sejam feitos dentro do prazo e sem qualquer pressão desnecessária sobre os sistemas financeiros do NRC;
QUALIFICAÇÕES
Competências profissionais genéricas:
Bacharel em Cadeia de Suprimentos/Compras/Logística.
Pelo menos quatro anos de experiência trabalhando como logístico em um contexto humanitário/de recuperação
Bons conhecimentos de sistemas e formulários de compras
Experiência no uso de sistema de gerenciamento de licitações on-line para casos de compras de alto valor
Experiência anterior de trabalho com uma ONG em contextos complexos e voláteis
Resultados documentados relacionados às responsabilidades do cargo
Forte senso de integridade pessoal e comprometimento
Deve ser fluente em inglês, tanto escrito quanto verbal
2. Competências comportamentais (máx. 6)
Essas são qualidades pessoais que influenciam o sucesso das pessoas em seu trabalho. Das 12 competências comportamentais, as seguintes são essenciais para esta posição:
Gerenciando recursos para otimizar resultados
Gerenciando desempenho e desenvolvimento
Analisando
Lidando com ambientes inseguros
Capacitando e construindo confiança
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