VdE | Assistente de Recursos Humanos e de Administracao | FHI
VISÃO GERAL DA POSIÇÃO
Sob a
supervisão do Gestor de Finanças e Adminstrativo, o Assistente de Administração
& RH é responsável pelo desempenho de funções gerais de recursos humanos e
administração e desempenha um papel fundamental nas funções gerais de RH,
incluindo o recrutamento de pessoal, preparação de contratos, acompanhamento
assiduidade/licenças do pessoal e tabela de horas. O Assistente de
Administração & RH irá apoiar as necessidades de pessoal do programa e
trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Recursos Humanos e o Gestor
Financeiro e Administrativo para cumprir os requisitos do programa e das
operações.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Auxilia na concepção
de uma plataforma de Recursos Humanos para a FHI 360.
Responde de forma
independente e precisa aos pedidos do Centro de Serviços ao Funcionário (ESC,
em Inglês).
Auxilia com os
formulários de processos e actualizações de sistema relacionados com novos
funcionários, mudança de estatuto, avaliações de desempenho, alterações de
benefícios, separações, etc.
Assegura que os dados
dos funcionários no HRIS sejam precisos.
Serve de apoio para o
processamento dos salários.
Prepara relatórios
necessários para benefícios, COBRA, OSHA, EEO, AA, e relatórios efectivos.
É capaz de executar
relatórios padrão e de criar relatórios ad-hoc para projectos especiais.
Conduz a orientação de
novos funcionários e pode ajudar no processo de separação.
Com o apoio do Gestor
de RH, auxilia nos programas de formação e desenvolvimento, conforme
necessário.
Recomenda a melhoria
ou mudanças nos sistemas, processos ou procedimentos de gestão.
Auxilia relativamente
aos Benefícios, Folha de Salário e Contas a Pagar para assegurar que os
procedimentos e processos relacionados com RH sejam tratados e resolvidos
atempadamente.
Apoia o pessoal
durante a preparação de reuniões e seminários, conforme necessário (papelaria,
refeições, etc.)
Proporciona apoio
administrativo ao pessoal para cópias e digitalização.
Garante que todos os
formulários estejam sempre disponíveis e actualizados.
Atende o telefone,
recebe as mensagens, cumprimenta os convidados, trata do correio e faxes de
entrada e saída, faz chamadas telefónicas internacionais e certifica-se de
gravar todos os emails e faxes em livros de registos diários, conforme
necessário.
Assegura o registo da
utilização de papel de carta para encomendas mensais (papéis para fotocópias,
cartazes, artigos de papelaria para os seminários e para escritório...etc.)
Mantém os sistemas de
arquivo adequados, assegurando que os documentos sejam facilmente acessíveis,
conforme necessário.
Responde a pedidos de
apoio administrativo por parte do pessoal, conforme necessário.
Faz o agendamento de
reuniões e organização de reuniões.
As atribuições variam
com base no departamento e/ou área funcional. Podem tratar de projectos
especiais e executar tarefas de investigação e análise de dados.
Assegura que a
Acomodação para Hóspedes esteja sempre limpa e organizada para o pessoal
visitante de outros escritórios.
QUALIFICAÇÕES
DESEJADAS
2-3 anos de
experiência como RH num escritório e pelo menos 1 ano a trabalhar numa ONG
internacional, num banco, ou de preferência com programas da USG.
Proficiência com MS
Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) e sistemas HRIS
/Pagamentos de Salário.
Experiência de
trabalho anterior numa organização não governamental (ONG) desejável mas não
necessária.
Excelentes
competências analíticas e organizacionais. Capacidade de pensar de forma crítica
e criativa.
Excelentes
competências interpessoais, incluindo paciência, vontade de ouvir e respeito
pelos colegas.
Deve trabalhar bem
individualmente e como parte de uma equipa.
Fluente em português e
excelente em inglês.
CLIQUE AQUI PARA SE CANDIDATAR
