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VdE | Assistente de Recursos Humanos e de Administracao | FHI

 


VISÃO GERAL DA POSIÇÃO

Sob a supervisão do Gestor de Finanças e Adminstrativo, o Assistente de Administração & RH é responsável pelo desempenho de funções gerais de recursos humanos e administração e desempenha um papel fundamental nas funções gerais de RH, incluindo o recrutamento de pessoal, preparação de contratos, acompanhamento assiduidade/licenças do pessoal e tabela de horas. O Assistente de Administração & RH irá apoiar as necessidades de pessoal do programa e trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Recursos Humanos e o Gestor Financeiro e Administrativo para cumprir os requisitos do programa e das operações.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Auxilia na concepção de uma plataforma de Recursos Humanos para a FHI 360.

Responde de forma independente e precisa aos pedidos do Centro de Serviços ao Funcionário (ESC, em Inglês).

Auxilia com os formulários de processos e actualizações de sistema relacionados com novos funcionários, mudança de estatuto, avaliações de desempenho, alterações de benefícios, separações, etc.

Assegura que os dados dos funcionários no HRIS sejam precisos.

Serve de apoio para o processamento dos salários.

Prepara relatórios necessários para benefícios, COBRA, OSHA, EEO, AA, e relatórios efectivos.

É capaz de executar relatórios padrão e de criar relatórios ad-hoc para projectos especiais.

Conduz a orientação de novos funcionários e pode ajudar no processo de separação.

Com o apoio do Gestor de RH, auxilia nos programas de formação e desenvolvimento, conforme necessário.

Recomenda a melhoria ou mudanças nos sistemas, processos ou procedimentos de gestão.

Auxilia relativamente aos Benefícios, Folha de Salário e Contas a Pagar para assegurar que os procedimentos e processos relacionados com RH sejam tratados e resolvidos atempadamente.

Apoia o pessoal durante a preparação de reuniões e seminários, conforme necessário (papelaria, refeições, etc.)

Proporciona apoio administrativo ao pessoal para cópias e digitalização.

Garante que todos os formulários estejam sempre disponíveis e actualizados.

Atende o telefone, recebe as mensagens, cumprimenta os convidados, trata do correio e faxes de entrada e saída, faz chamadas telefónicas internacionais e certifica-se de gravar todos os emails e faxes em livros de registos diários, conforme necessário.

Assegura o registo da utilização de papel de carta para encomendas mensais (papéis para fotocópias, cartazes, artigos de papelaria para os seminários e para escritório...etc.)

Mantém os sistemas de arquivo adequados, assegurando que os documentos sejam facilmente acessíveis, conforme necessário.

Responde a pedidos de apoio administrativo por parte do pessoal, conforme necessário.

Faz o agendamento de reuniões e organização de reuniões.

As atribuições variam com base no departamento e/ou área funcional. Podem tratar de projectos especiais e executar tarefas de investigação e análise de dados.

Assegura que a Acomodação para Hóspedes esteja sempre limpa e organizada para o pessoal visitante de outros escritórios.


QUALIFICAÇÕES DESEJADAS

2-3 anos de experiência como RH num escritório e pelo menos 1 ano a trabalhar numa ONG internacional, num banco, ou de preferência com programas da USG.

Proficiência com MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) e sistemas HRIS /Pagamentos de Salário.

Experiência de trabalho anterior numa organização não governamental (ONG) desejável mas não necessária.

Excelentes competências analíticas e organizacionais. Capacidade de pensar de forma crítica e criativa.

Excelentes competências interpessoais, incluindo paciência, vontade de ouvir e respeito pelos colegas.

Deve trabalhar bem individualmente e como parte de uma equipa.

Fluente em português e excelente em inglês.


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Vagas Mais Procuradas

VdE | ASSISTENTE ADMINISTRATIVO E DE PROCUREMENT | MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO ESTATAL E FUNÇÃO PÚBLICA

VdE | 2 vagas para AUXILIARES ADMINISTRATIVOS | Autoridade Reguladora de Águas, Instituto Público (AURA, IP)

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